Ofislerde Ölümcül İletişim Teknikleri

Merhaba Sedat Bey, Savaş Bey sizinle görüşmek istiyor, lütfen hatta bekleyin. (beklemedi)

Gece bir peri gelip sorsa, “Sedat sence kurumsal iletişim nasıl daha katlanılır olurdu?” diye, aynen şunları söylerdim.

• İşle ilgili telefon görüşmesi yapılacaksa sırasıyla; sabit telefon, iş mobil telefonu, kişisel mobil telefonu tercih edilsin.
• Karşıdaki cep telefonu meşgulse, beklemeye alındıysa ve sıradışı aciliyette bir konu değilse uzun uzun çaldırılmasın.
• Asistanınıza birisini arattığınızda “Merhaba Sedat Bey, Savaş Bey sizinle görüşmek istiyor, lütfen bekleyin” denilmesin, aranılan kişi melodiye maruz bırakılmasın.
• Mümkünse yemek saatlerinde telefonla aramaktan kaçınılsın.
• Bir toplantıda açılması gereken telefon geldiğinde karşısındakiyle “kusura bakmayın, bunu yanıtlamalıyım” bilgisi paylaşılsın.
• E-postaların konu alanları, açık ve okunaklı bir şekilde konu yazmak için kullanılsın (“Taşbilek projesi – süs havuzu doğaltaş seçimleri” gibi). Selam vermek, merhaba çekmek için değil.
• E-posta imzalarında imaj kullanılmasın. İmajlar birçok e-posta istemcisinde onaysız gösterilmez, onaylanırsa da takip edilebilir. Üstelik birçok e-posta istemcisi de bu e-postalara dosya eki var muamelesi yapar.
• E-postalar mümkün olan en kısa haliyle yazılsın (Bknz. http://five.sentenc.es). Planlı paragraflar, gerektiğinde maddeli listeler kullanılsın.
• Yazışmaların her türlüsünde yazınsal doğruluğa dikkat edilsin.
• Cep telefonundan atılan e-postaların altında mobil cihazdan gönderildiğine dair bir imza bulunsun. Kısa cümleler ve muhtemel yazınsal hatalar gerekçelendirilsin.
• E-posta’ların altında saçma sapan antivirus testinden geçmiş damgası bulundurulmasın.
• E-posta eklerindeki dosyalar basit bir konuda bile sistemli adlandırılsın, sonuna sürüm kodu eklensin. –CNS.AKS-arch.rfceil.fl01.v01.dwg– gibi
• E-posta ekinde fotoğraf gönderilecekse 8mb’lık 7884px orjinal fotoğraf gönderilmesin. Karşı tarafın mobil cihazından bakma ihtimali göz önünde bulundurulsun.
• Birine yazılı bir döküman gönderilecekse (ve karşı tarafın üzerinde çalışması gerekmiyorsa) DOC formatında değil, PDF formatında gönderilsin.
• Birine MS Powerpoint sunusu gönderilecekse (ve karşı tarafın üzerinde çalışması gerekmiyorsa) PPT değil, PPS formatında gönderilsin.
• Bir belgeler paketi gönderilecekse üçüncü parti, ücretli sıkıştırma yazılım formatı RAR değil, evrensel ZIP formatında sıkıştırılsın.

Peri “bu kadar mı” diye sorduğundaysa, “bir de şu Autocad Educational sürümüyle dosya gönderimi bitsin artık” derdim.