Mimari ve Mühendislik Projelerinde Koordinasyonun Önemi

Atılım Üniversitesi, Mühendislik Fakültesi'nden koordinasyon eksiklikleri ve bu eksikliklerin nasıl düzeltilmesi gerektiğine dair öneriler..

a) Projenin Başlangıç Aşaması

Projenin başlangıç süresi içerisinde hedeflenenler hız ve kalite bileşenleri altında gruplandmlabilir. İşveren daima daha hızlı ve daha kaliteli bir hizmet alımının peşindedir. Proje bürolarına karşı sergilenen yaklaşım da bu hedefi yakalama doğrultusundadır. Bu aşamadaki en önemli beklenti mükemmel bir projenin ortaya çıkarılması şeklinde özetlenebilir. Projenin kullanım amacına karar verildikten sonra (ofis, konut, iş yeri, karma projeler gibi) tasanmın nasıl yapılması gerektiği üzerinde çalışmalara başlanılır. Tasarımın genel kitle üzerindeki algısı çok önemlidir. Göze hoş gelen, orjinallik sergileyen ve son zamanların sık kullanılan kelimelerinden olan lansmana çıkıldığında hemen satılacak türden olan tasarımlar doğal tercih sebeplerindendir. Bu kapsamda yabancı bir tasarımcının isminin pazarlamada pozitif etki yaratacağı algısı vardır. Sadece tasarımcının yabancı olması değil projenin adının da yabancı öğeler taşıması gerektiğine dair öngörü tasarımcıya bu aşamada bildirilir. Pazarlamaya dönük atılan adımlann işverene olumlu dönüşünün olup olmayacağı ise büyük bir belirsizliktir. Bu belirsizlik firmanın geçmişte edindiği tecrübelere ve piyasada oluşturduğu kalite imajına göre şekillenir. Yeni bir firma için kazanılması gereken bu tecrübe eksikliği pazarlama aşamasında olumsuz etki kadar olumlu etki de yaratabilir. Etkinin olumlu olması için güven kazanımı esastır. Bu yüzden firmaların devamlılığını sağlayıp güvenilir kalması için müşterilerini güvenilir kılması önemlidir? Tanımlamaların ve projeye ait ihtiyaç listelerinin belirlendiği bu aşama, ülkemizde çoğunlukla işveren ve mimari tasarım grupları arasında geçer. Bu yüzden mühendislik birimlerinin projeye aktif katılımları ancak sonraki aşamalarda gerçekleşir. Bu katılım sürecindeki gecikmenin projenin ilerleyişindeki süre kaybına neden olacağı ise unutulmamalıdır. Dolayısı ile koordinasyonun bütün birimlerce sağlandığı ve aktif katılımın önemsendiği yaklaşım doğru bir yaklaşım modelidir.

b) Mimari Tasarım Aşaması

Uluslararası mimari grupların bir proje etrafında işverenin beklentilerini karşılamak amacı ile buluştukları ve ödüllü yanşmalarla desteklenen süreçtir. Bu amaç doğrultusunda mimari tanımlamalar ve proje kriterleri uluslararası gruplara olabildiğince detaylı olarak anlatılmaya çalışılır. Açıklamaların yetersiz kalabileceği endişesi ile yerli ve yabancı ortaklıklardan oluşan yeni yapılanmalar cesaretlendirilir. Bu kapsamda sadece mimarlık konusu ele alındığı için diğer mühendislik disiplinlerine ait önemli kriterler çoğunlukla göz ardı edilmiş olur. Dolayısı ile projede koordinasyon eksikliği nedeni ile süre kaybına yol açan potansiyel riskler oluşmaya başlar. Mimari tasarım şartnamesi olarak hazırlanan dosyaların tercümelerinde yapılan yanlışlıklar ile bazı maddelerin hatalı yorumları ise tasarımın eksik temeller üzerine inşaa edilmesine neden olur. Eksikliklerin giderilmesine ait çözüm süreci maalesef zaman endeksli olup yerel firma ve ilgili belediyelerin tam desteğini gerektirir.

c) Mühendislik Projelerinin Tasarım Aşaması

Mühendislik disiplinlerinin çoğulcu katılımı, projenin ilk aşamasından itibaren gerçekleşmelidir. Fakat bu katılım süreci genellikle gecikmeli olarak bu aşamada ele alınır. Burada tasanma ait kararların detaylı olarak analizine genellikle imkan vermeyen ve böyklikle uygulama aşa- , masından soyutlanan hızlı ve acil kodlu proje çalışmaları başlatılır. Sürenin efektif olarak kullanılabilmesi için proje yapım ve proje onay süreçlerini birlikte yürüten tasarım bürolan tercih edilir. Proje kalitesini yükseltmek ve uygulamada yaşanabilecek sorunları en aza indirmek amacı ile imalat detaylarına ihtiyaç duyulan bir süreçtir. Fakat süre baskısı nedeni ile detayların bir kısmı veya çoğunluğu uygulama aşamasında ele alınmak üzere ileriki tarihlere ertelenir. Bu baskının yarattığı bir başka sorun ise proje bürolannın çalışmalannı zamanında teslim edebilmek amacı ile kaliteden bazı ödünler vermeye başlamasıdır. Özetle süreçte yaşanılan sorunların ana nedenleri proje birimleri arasındaki koordinasyon ve iletişim kopukluğu ile disiplinlerarası uyumsuzluk olarak tariflenebilir.

d) Onaylar ve İhale Aşaması

Ruhsat onaylarının alınmasıProjenin en önemli aşamalarından biridir. Yetkili imzaların atıldığı ve inşaatın yapımına onay verildiği gün proje için yeni bir başlangıçtır. Bu aşamada projenin taşıdığı risk, uygulamada karşılaşılacak potansiyel sftrunlar olarak özetlenebilir. Proje onayını müteakip ihale sürecine geçilir. Süre baskısı burada da hissedilir ölçüde yüksektir. Hazırlanan şartnameler, metrajlar, keşifler ile birlikte mimari ve mühendislik projeleri, ilgili yüklenici adaylarına fiyat tekliflerini hazırlamak amacı ile teslim edilir. Yüklenici adaylarından projeye ait gelen öneri, risk ve endişeler işveren ve proje grubu tarafından mutlaka incelenmeli ve gerekli revizyonlar projeye yansıtılrftalıdır. İşveren ve yüklenici adayları arasında yapılan ikili görüşmelerde işverenin yönelttiği sorulara verilen cevaplar ile işverene yöneltilecek sorular doğru adayın belirlenmesini sağlar. Bu yüzden adaylar görüşmelere teknik açıdan hazırlıklı gelmeli ve saha ile ofis arasındaki koordinasyonlu çalışmayı üstlenecek kilit personelleri de içeren organizasyon şemasını mutlaka oluşturmalıdır. Doğru yüklenici adayı mobilizasyon planını yapmış, saha ve merkez ofis organizasyonunu belirlemiş, gerekli ekipmana sahip, mali desteği bulunan, işverenle mutabık kalacağı iş programını belirlemiş yüklenicidir.

e) İnşaat Aşaması

Uygulamanın başladığı ve projelerin sahaya aktarıldığı aşamadır. Disiplinlerarası koordinasyon bu sürecin başarılı olması için gereken öğelerden biridir. İletişim, iş programını takip, saha ve merkez ofis a^ası koordinasyon, düzenli yapılan teknik ve idari toplantılar bu sürecin genel işleyişini belirleyen kalemlerdendir. Mimari ve mühendislik grupları tarafından proje aşamasında kapsamlı olarak hazırlanamayan imalat çizimleri ile koordinasyon eksikliklerinden meydana gelen olumsuzlukların giderilmeye çalıştığı aşama sürecin bir parçasıdır. Tarafların birbirlerini kolayca yıpratabileceği bu süreçte işleyiş tarzı aynı zamanda son ürünün başarılı veya başarımız cjlmasını da doğrudan etkiler. Dolayısı ile hedeflenen hız, kalite ve maliyet kalemlerinde oluşacak bazı sapmaların işin kalite ve sürecini en az seviysde etkilemesi için uyumlu bir ekip çalışmasına ve kontrol mekanizmasına ihtiyaç duyulur. Kalitenin fiziki olarak ölçülebildiği bu aşamada çoklu katılımcı cesaretlendirilmen ve^sistemin işleyişini sağlıklı kılan işveren odaklı kontrol mekanizması önemsenmelidir.

Sonuç ve Öneriler

Bir projenin’yapım sürecinin doğruluğu, projeye dahil olması gereken tüm ekiplerin çoğulcu katılımını gerektirir. Koordinasyon, projenin her aşamasında doğru iletişim teknikleri ile mutlaka desteklenmelidir. Yetersiz görev tanımlamaları, etraflıca düşünmeden alınan kararlar, süre baskısının yarattığı kolay hata yapma refleksi ve tanımı yapılamamış olan yol haritası başarısızlığın ana nedenlerindendir. Toplam süreçte yapılabilecek tasarruflar tarafların görüşleri ile mutlaka şekillenmelidir. Mühendislik ve mimari projelerin tasarım aşamasına verilen önem artırılmalı ve böylelikle uygulama esnasında karşılaşılacak sorunlar en aza indirge’nmelidir. Kalite kavramı, projenin tasarımından uygulamasına kadar olan bütün süreçte denge ve kontrol mekanizması olarak kullanılmalıdır. Zira son ürün kullanıcısı olan alıcıların kullanım süreci ile birlikte tecrübe ettikleri hatalar ve eksiklikler sadece kişisel değil milli servet kayıplarına da yol açacaktır. Bitmiş bir proje; kurdelası kesilmeye hazır görsel olarak kendini somut gösteren bir yapı olarak değerlendirilmemelidir. Bitmiş bir proje; tasarımın başladığı ilk günden itibaren proje, uygulama, ve kontrol aşamalarının her birinde çalışan mimar ve mühendislerin birlikte çalıştıkları ve kaliteyi korudukları projedir. Projeyi başarılı kılan anahtar ise mümkün olduğunca bu ortak payda altında buluşmaktan geçer.

Kaynaklar

Champy, James. Reengineering Management: TheMandatefor New Leadership. New York: Haıper Collins E-books, 2006. Sommer, Hans. Project Management far Building Construction. Berlin: Springer, 2010. Kızılcasar Mahallesi 06836 incek -ANKARA . T: 586 80 00 . vvww.atilim.edu.tr

Yrd. Doç. Dr. Gökhan Tunç I Atılım Üniversitesi, Mühendislik Fakültesi